Privacyverklaring Stichting Dutch International Tangoweek

1. Inleiding

Stichting Dutch International Tangoweek (hierna: “de Stichting”, “wij” of “ons”) respecteert de privacy van bezoekers, deelnemers, vrijwilligers, artiesten, zakelijke relaties en gebruikers van onze website. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken en welke rechten betrokkenen hebben.

2. Verantwoordelijke

Stichting Dutch International Tangoweek
Website: www.dutchtangoweek.nl
E-mail: info@dutchtangoweek.nl

De Stichting is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de relatie met de Stichting kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

Bezoekers van de website

• IP-adres;
• Browser- en apparaatgegevens;
• Gegevens over gebruik van de website;
• Cookie-informatie.

Ticketkopers en deelnemers

• Naam;
• Adresgegevens;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Betaalgegevens;
• Gegevens over aangekochte tickets en reserveringen.

Nieuwsbriefabonnees

• Naam;
• E-mailadres;
• Voorkeuren met betrekking tot communicatie.

Vrijwilligers, artiesten en zakelijke relaties

• Naam;
• Contactgegevens;
• Bankrekeningnummer indien noodzakelijk voor betalingen;
• Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor samenwerking of uitvoering van overeenkomsten.

Gebruikers van de Tangoweek-app

Welke gegevens de app verwerkt, waarom en hoe lang, staat in artikel 18.

4. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Organisatie en uitvoering van festivals, concerten, workshops en andere activiteiten;
• Verkoop en administratie van tickets;
• Klantenservice en communicatie;
• Verzending van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie;
• Relatiebeheer;
• Fondsenwerving en sponsorrelaties;
• Verbetering van onze website en dienstverlening;
• Financiële administratie;
• Nakoming van wettelijke verplichtingen.

5. Rechtsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat, waaronder:

• Uitvoering van een overeenkomst;
• Toestemming van de betrokkene;
• Wettelijke verplichting;
• Gerechtvaardigd belang van de Stichting.

6. Nieuwsbrieven en marketing

Indien u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, gebruiken wij uw gegevens om informatie te verstrekken over activiteiten, evenementen en ontwikkelingen van de Stichting.

Afmelden kan te allen tijde via de afmeldlink in de nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen.

7. Foto-, video- en geluidsopnamen

Tijdens evenementen kunnen foto’s, video-opnamen en geluidsopnamen worden gemaakt voor promotionele, journalistieke, archiverings- en educatieve doeleinden.

Door deelname aan openbare evenementen van de Stichting erkent de bezoeker dat dergelijke opnamen kunnen worden gemaakt en gepubliceerd via onder meer:

• Websites;
• Sociale media;
• Nieuwsbrieven;
• Drukwerk;
• Subsidie- en verantwoordingsrapportages;
• Persuitingen.

Indien een deelnemer herkenbaar in beeld is gebracht en zwaarwegende privacybelangen heeft, kan een verzoek tot verwijdering worden ingediend. De Stichting zal een dergelijk verzoek beoordelen, maar kan verwijdering niet in alle gevallen garanderen, bijvoorbeeld wanneer publicatie noodzakelijk is voor journalistieke, historische, artistieke of administratieve doeleinden.

8. Delen van persoonsgegevens

Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor:

• Uitvoering van overeenkomsten;
• Ticketverkoop;
• Betalingsverwerking;
• Hosting en IT-diensten;
• Nieuwsbriefsystemen;
• Wettelijke verplichtingen.

Met verwerkers sluiten wij, waar wettelijk vereist, verwerkersovereenkomsten.

9. Internationale doorgifte

Indien wij gebruikmaken van dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen overeenkomstig de AVG.

10. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

Financiële gegevens worden bewaard conform de wettelijke fiscale bewaartermijnen.

De bewaartermijnen van de Tangoweek-app staan in artikel 18.

11. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, vernietiging of onrechtmatige verwerking.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele digitale omgeving volledige veiligheid garanderen. Gebruik van websites, e-mail en internetdiensten geschiedt daarom gedeeltelijk op eigen risico van de gebruiker.

12. Aansprakelijkheidsbeperking

De Stichting streeft naar een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens, maar kan niet garanderen dat onbevoegde derden nooit toegang verkrijgen tot gegevens ondanks getroffen beveiligingsmaatregelen.

Voor zover wettelijk toegestaan is iedere aansprakelijkheid van de Stichting voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde inkomsten, reputatieschade of andere schade voortvloeiend uit gegevensverwerking uitgesloten.

De Stichting is uitsluitend aansprakelijk voor schade indien sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de Stichting.

13. Cookies

De website kan gebruikmaken van functionele, analytische en marketingcookies.

Voor zover wettelijk vereist wordt vooraf toestemming gevraagd.

Meer informatie hierover kan worden opgenomen in een afzonderlijk cookiebeleid.

14. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben, voor zover wettelijk van toepassing, het recht op:

• Inzage;
• Correctie;
• Verwijdering;
• Beperking van verwerking;
• Overdraagbaarheid van gegevens;
• Bezwaar tegen verwerking;
• Intrekking van toestemming.

Verzoeken kunnen worden gericht aan het in deze privacyverklaring vermelde contactadres.

De Stichting kan om aanvullende identificatie vragen alvorens een verzoek in behandeling te nemen.

15. Klachten

Betrokkenen hebben het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder:
Autoriteit Persoonsgegevens

16. Wijzigingen

De Stichting behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op ieder moment te wijzigen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van de Stichting. Voortgezet gebruik van de website of deelname aan activiteiten na publicatie van wijzigingen geldt als kennisneming van de gewijzigde privacyverklaring.

17. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via:
info@dutchtangoweek.nl
Stichting Dutch International Tangoweek

18. De Tangoweek-app

18.1 In het kort

Je hebt geen account nodig en we vragen niet om je naam. Het programma en Ontdek werken zonder dat je iets deelt. We gebruiken je locatie alleen als je daar toestemming voor geeft, en alleen tijdens het festival. Daarnaast eenmalig bij de installatie, afgerond op ongeveer 1 km. Je kunt in Profiel zelf al je gegevens bekijken en verwijderen. We tonen geen advertenties, verkopen geen gegevens en gebruiken geen trackers of analysediensten van derden.

18.2 Apparaat-ID

Bij de eerste start maakt de app een willekeurige code aan (een anonieme aanmelding). Daarmee horen je keuzes, je QR-code en je punten bij deze app op deze telefoon. De code zegt niets over wie je bent. Grondslag: nodig om de app te laten werken (gerechtvaardigd belang).

18.3 Leeftijdsgroep en woonplaats

In Meedoen vragen we je leeftijdsgroep (bijv. 35–44 jaar) en je woonplaats, of “Buiten Nederland”. Bij de woonplaats bewaren we ook de gemeente. Doel: statistiek over wie onze bezoekers zijn en waar ze vandaan komen, om volgende edities te plannen en te promoten. Ook nodig voor het gratis drankje en het puntenspel. Grondslag: toestemming. Je mag het overslaan; het programma en Ontdek blijven werken.

18.4 Locatie bij de installatie

Als je de app toegang geeft tot je locatie, bewaren we één keer de eerste bekende plek, afgerond op ongeveer 1 km. Die wordt daarna nooit overschreven. Doel: statistiek over herkomst, en een voorstel voor je woonplaats. Dat voorstel bepaalt de app op je telefoon zelf, zonder je locatie naar Google of Apple te sturen. We bepalen je locatie nooit via je IP-adres.

18.5 Locatie tijdens het festival

Alleen tijdens het festival (14 t/m 17 mei 2027) en alleen met locatie “Altijd toestaan” merkt je telefoon wanneer je op het Lieve Vrouwekerkhof aankomt of weggaat. Dan sturen we alleen “aangekomen” of “vertrokken” met het tijdstip, geen coördinaten. Je telefoon houdt ook bij of je binnen 10 km van het plein bent. Naar ons gaat alleen “ja” of “nee”, geen plek en geen geschiedenis. Direct na het festival wissen we dit.

Doelen: bezoekersaantallen per dag (alleen als totalen), punten voor de tijd op het plein, reageren op de muziek (alleen op het plein, zaterdag 15 mei), geen concertherinneringen als je al op het plein bent, en je veiligheid: met je locatie kunnen we je tijdens het festival direct informeren als er iets gebeurt op of rond het plein, zoals noodweer of een ontruiming.

Buiten het festival en buiten de installatie gebruikt de app je locatie niet. Merkt je telefoon een nagebootste locatie (nep-GPS), dan slaan we dat mee op; zo’n locatie telt niet voor punten. Grondslag: toestemming. Je kunt hem altijd intrekken in de instellingen van je telefoon.

18.6 Meldingen

Herinneringen kort voor een concert plant je telefoon zelf in; daarvoor gaat er niets naar ons. Voor berichten van de organisatie bewaren we een push-code van je telefoon (push-token) en de taal van de app. Die berichten bevatten nooit je locatie. Afhankelijk van de groep die we kiezen (op het plein, binnen 10 km of verder weg) krijg je een bericht wel of niet. Grondslag: toestemming. Je kunt meldingen altijd uitzetten in de instellingen van je telefoon.

18.7 Gratis drankje en prijzen

Je QR-code wordt door onze server ondertekend. Bij het inwisselen bewaren we het moment en de plek (de bar of het ophaalpunt). Zo kan een drankje of prijs maar één keer worden opgehaald. Grondslag: uitvoering van de actie (gratis drankje en spelregels van het puntenspel).

18.8 Puntenspel, reacties en Mijn programma

Voor het puntenspel bewaren we je punten, welke artikelen in Ontdek je hebt gelezen en je reacties op de muziek (welk woord, bij welke set, wanneer). Na het spel ook je eindstand en een eventuele prijs. Op het grote scherm verschijnt bij je reactie alleen een teken (een gekleurde ring met een letter) dat per set wisselt. Daaruit is niet af te leiden wie je bent; je woonplaats of telefoon staat er nooit op. Sets in Mijn programma bewaren we om per set te tellen hoeveel mensen ze kiezen. We bekijken alleen die aantallen, niet wie wat kiest. Grondslag: toestemming (je doet mee door Meedoen te voltooien) en de spelregels.

18.9 E-mailadres

In Profiel kun je je e-mailadres achterlaten om na het festival updates te krijgen. Dat is vrijwillig. Grondslag: toestemming. Je kunt je altijd afmelden of je e-mailadres verwijderen in Profiel.

18.10 Statistiek

We maken alleen statistieken met totalen, bijvoorbeeld per leeftijdsgroep en woonplaats. Groepen van minder dan 5 mensen tonen we niet. Na het festival maken we een export met alleen totalen, zonder apparaat-ID’s, coördinaten of losse gegevens per persoon. Die bewaren we om volgende edities te plannen en te promoten.

18.11 Hoe lang we gegevens bewaren

“In de buurt van het plein: ja/nee”: direct na het festival gewist. Aankomst en vertrek op het plein, reacties, Mijn programma, gelezen artikelen, punten, eindstand en prijzen: 30 dagen na het festival gewist, nadat de export met totalen is gemaakt. Inwisselingen aan de bar blijven daarna alleen anoniem bestaan. Je profiel (apparaat-ID, leeftijdsgroep, woonplaats, locatie bij de installatie, toestemmingen, taal, push-token en e-mailadres): zolang je de app gebruikt, tot je je gegevens verwijdert. Zo hoef je volgend jaar niet opnieuw te beginnen.

De push-token wissen we zodra je meldingen uitzet of je telefoon hem ongeldig maakt. Let op: als je de app verwijdert, kunnen wij je profiel niet meer aan jou koppelen. Wil je dat alles weg is, kies dan eerst in Profiel “Mijn gegevens verwijderen”. Statistieken met alleen totalen zijn niet tot jou te herleiden. Die bewaren we zolang ze nodig zijn om volgende edities te plannen.

18.12 Diensten die we gebruiken

Supabase: database en server, in de EU. Expo (VS), met Google Firebase Cloud Messaging (Android) en Apple Push Notification service (iPhone): om berichten af te leveren. Zij krijgen je push-token en de tekst van het bericht, geen locatie. Spotify, YouTube en Vimeo: alleen als je bij een concert of artikel op de speler tikt. Pas dan laadt de app hun speler; die dienst kan dan cookies plaatsen en ziet je IP-adres. Hun eigen privacybeleid geldt.

18.13 Je rechten

Inzien: Profiel → “Mijn gegevens bekijken” toont alles wat we over deze app op deze telefoon bewaren. Verwijderen: Profiel → “Mijn gegevens verwijderen” wist je gegevens direct. Er blijft alleen een anonieme telling over (leeftijdsgroep, gemeente, of je Meedoen voltooide, het drankje ophaalde en op welke dagen je op het plein was), zonder apparaat-ID of tijdstippen. Wijzigen: in Profiel kun je je gegevens altijd aanpassen. Toestemming intrekken: zet locatie of meldingen uit in de instellingen van je telefoon. Wat we al verwerkten blijft rechtmatig. Je kunt ook bezwaar maken of ons om uitleg vragen via info@tangoweek.nl. Ben je niet tevreden, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18.14 Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld. Medewerkers zien alleen wat ze voor hun taak nodig hebben (bijvoorbeeld de scanner aan de bar). QR-codes zijn digitaal ondertekend, zodat ze niet na te maken zijn.

18.15 Wijzigingen

Als we deze verklaring wijzigen, staat de nieuwe versie in de app en op onze website.

Versie 7 oktober 2026